A legutóbbi hírlevélben tettük közzé az alábbi információt, azonban a gyakori kérdések, valamint egy informatikai probléma megoldása ismét aktuálissá teszi a témát.
Az utolsó, IKR-ben lévő példány törlését követően a rekordhoz egy úgynevezett tiltó kódot kell beállítani, hogy azok a dokumentumok ne jelenjenek meg a nyilvános felületen, melyekhez egyetlen példány sem tartozik.
A letiltás folyamata:
- BAS=REJTETT (Ctrl+F8 billentyűkombinációval beemelhető)
- STA=SUPPRESSED (Ctrl+F8 billentyűkombinációval beemelhető)
Ezzel párhuzamosan az LKR 05. pozíciójában is jelölni kell a törlés tényét a d (=Törölt) karakterrel. A különböző adatbázisokban (pl. WorldCat, MOKKA, MOKKA-R) ilyen módon frissül az egyetem könyvtárainak állománya.
Figyelem! A fent ismertetett eljárásra csak akkor van szükség, ha a rekordhoz már egyetlen példány sem tartozik. Ha egy könyvtár a saját példányát, példányait törli, és még marad elérhető példány valamelyik ELTE könyvtárban, akkor a BAS=Rejtett, az STA=SUPPRESSED adatok megadása, valamint az LDR 05. pozíciójában a d karakter jelölése tilos!
A d karakter és a BAS, STA jelölés ellenére az adatok a katalogizáló modulban továbbra is kereshetők maradnak. Ha valamely könyvtár új példányt vesz föl a rekordhoz, a tiltó mezőket törölni kell, valamint az LDR 05. pozíciójában lévő d karaktert c (=Javított/módosított) karakterre kell változtatni.
Összeállította: Székelyné Török Tünde, ELTE Egyetemi Könyvtár és Levéltár