A későbbi online bankkártyás fizetés bevezetésével összefüggésben automatizálttá válik az Aleph-ben rögzített pénzügyi tételek lekönyvelése SAP-ban. A rendszerek közötti megfelelő kommunikáció érdekében a korábbinál precízebb kezelést, nagyobb figyelmet igényel a pénzügyek kezelése a Kölcsönzés modulban.
A változások 2024. december 2-től lépnek életbe. Ekkor még az SAP adatátadás nem indul, de a folyamatban lévő fejlesztés miatt az adatoknak már a megfelelő formában kell bekerülniük a rendszerbe.
FONTOS!
Minden pénztárgépbe beütött (vagy ahol nyugta van, ott amiről nyugta készül) tételnek Aleph-ben is szerepelnie kell. A pénztárgép-Aleph-SAP adatokban nem lehet eltérés.
Ez kizárólag helyben keletkezett bevételekre vonatkozik (készpénzes, helyszíni bankkártyás fizetés). Utalás esetén a korábbiak szerint kell eljárni: nem rögzítjük pénztárgépbe, Aleph-ben az utalt tételek sorait az "Elenged" gombbal elengedjük, a megjegyzés rovatban jelezve, hogy "utalással rendezve".
Előfordulhat olyan eset, hogy nem beiratkozott olvasónak értékesítünk. Pl. turista vesz egy brosúrát. Erre a célja "technikai user"-eket hozunk létre, a nevükre lehet rögzíteni az ilyen tételeket.
A technikai userek listája itt található, minden könyvtár sajáttal rendelkezik. Rájuk is lehet keresni a rendszerben, de kinyomtatva a saját könyvtár vonalkódját és felragasztva pl. a kölcsönzős monitorotokra, mindig kéznél lehet, és csak be kell csipogni szükség esetén.
Legfőbb változások
Fizetés módjának megfelelő kiválasztása
Amikor a kiválasztott tételeknél rányomunk a "Választ. fiz" gombra, vagy minden tétel fizetésekor az "Összeg fizetése" gombra, a felugró ablakban ki kell választani a fizetés módját, hogy készpénzes vagy bankkártyás. Ha ez nem, vagy hibásan történik meg, azzal egy lavina indul el, a napi záráskor készülő összesítés nem fog stimmelni, sem az SAP-s adatok, így a könyvtárosnak (könytárvezetőnek) és az illetékes GH-nak is jelentős többletmunkát okozva, hogy kinyomozzák az eltéréseket és kezeljék azokat. Mindenkitől nagy odafigyelést igényel ennek megfelelő kiválasztása!
Kézzel rögzített tételek
Bár az Aleph a legtöbb tételt automatikusan beteszi a pénzügyek közé (pl. beiratkozási díj, késedelmi díj stb.), számos alkalommal kézzel is kell rögzíteni tételeket. Az SAP-s megfelelő lekönyvelés az adótartalmak miatt komplikált, ez a "Leírás" mező tartalma alapján történik majd. Hogy ez mindig megfelelő legyen új típusokat hoztunk létre és a jövőben kizárólag ezekből szabad választani.
A kiválasztás automatikusan kitölti a leírás tartalmát, az összeget kézzel kell beírni. Ami a leírás mezőbe automatikusan bekerül, azt nem szabad kitörölni, azonban a kettőspont után lehetőség van opcionális kiegészítést tenni.
Amennyiben valaki a fentiekben hibát vétene, a legrövidebb időn belül jelezze az EKL Informatikai és Fejlesztési Osztályának (mellék: 3454), hogy a napi SAP adatátadás előtt lehetőleg korrigálni tudjuk.
Köszönjük az együttműködést!