A rekordok MOKKA-ba való feltöltése gyakran azért hiúsul meg, mert a többkötetes könyv kötetrekordja hiányos. Jellemzően ez két esetben fordul elő:
1. ha a kötetnek van kötetjelzése, de nincs kötetcíme,
2. ha a kötetnek nincs kötetjelzése, de van kötetcíme.
Emlékeztetőül
A többkötetes könyvek leírására vonatkozó szabályok az alábbiak:
Ha a kötetnek van kötetjelzése, de nincs kötetcíme:
A fejrekordban az LDR 07. pozícióban m, a 19. pozícióban a értékek megadása, a kötetrekordban LDR 07. pozícióban d, a 19. pozícióban c értékek megadása kötelező.
Szabvány szerint a 245 $n almezőbe kerülne a kötetjelzés, ekkor azonban nem lenne a rekordban főcím (245 $a). Mivel az Aleph-ben nem lehet főcím nélkül rekordot elmenteni, ezért a kötetrekordban a 245 $n almező üresen marad, a kötetjelzés a 245 $a almezőbe kerül. Az LKR mezőbe fel kell vennünk egy $g almezőt, ahova be kell írnunk 245 $a tartalmát – azaz a kötetjelzést! (az LKR $m és $g tartalma ez esetben ugyanaz lesz.) Ha hiányzik az LKR $g almező, durva hibának minősül és a MOKKA „Nincs megfelelő kötetjelzés. (773 $g)” üzenettel visszaküldi a gazda könyvtárnak. Megjegyzés: az Aleph-ben a 773 $g almezőnek az LKR $g almező felel meg, feltöltéskor a rendszer ezt automatikusan 773 $g-ként értelmezi.
A fejrekordban a kötetadatok megadása az alábbiak szerint történik:
940 $akötetjelzés
$wkötet rekordazonosítója (kötetrekord 001-es mező tartalma)
Ha a kötetnek nincs kötetjelzése, de van kötetcíme:
A fejrekordban az LDR 07. pozícióban m, a 19. pozícióban a értékek megadása, a kötetrekordban LDR 07. pozícióban d, a 19. pozícióban b értékek megadása kötelező.
A kötetcím a 245 $a almezőbe kerül, szabvány szerint ebben az esetben kötetjelzést nem tüntetnénk fel (azaz nem lenne 245 $n almező). Mivel a MOKKA nem fogad kötetrekordot kötetjelzés nélkül, ezért a kötetrekordban az alábbiak szerint járunk el: 245 $akötetcím 245 $n[fiktív kötetjelzés] (kitalált kötetjelzés szögletes zárójelbe írva!). Az 500 $a almezőben a következő információ megadására van szükség: Kötetszámozás nem a dokumentum adatai alapján történt. Az LKR $m almezőbe beírjuk a kötetcím elé a [fiktív kötetjelzés]-t (a 245$n almező tartalmát), amit vessző és szóköz követ.
A fejrekordban a kötetadatok megadása az alábbiak szerint történik:
940 $n[fiktív kötetjelzés]
$akötetcím
$wkötet rekordazonosítója (kötetrekord 001-es mező tartalma)
Tájékoztatásul
A MOKKA kötetkezelési szabályzata a MARC21 kapcsolt rekord esetén:
Kapcsolt rekordos kötetkezelés a 773/774 mezők használatával:
· monografikus rekord bibliográfiai szintje: m
· kötetrekord bibliográfiai szintje: d
· mind a kötetrekord, mind a monografikus rekord 773/774 mezőjében van $w és a kötetrekord 773 mezőjében $g almező Megjegyzés: ALEPH-ben a fejrekordban 940 $w, a kötetrekordban LKR $b és $g!