A rekordok törlése esetén nem elegendő a példánystátusz és a feldolgozási státusz megfelelő beállítása, ezzel párhuzamosan az LKR 05. pozíciójában is jelölni kell a törlés tényét a d (=törölt) karakterrel. A különböző adatbázisokban (pl. MOKKA, MOKKA-R) ilyen módon frissül az egyetem könyvtárainak állománya.
Az utolsó, IKR-ben lévő példány törlését követően a rekordhoz egy úgynevezett tiltó kódot kell beállítani, hogy azok a dokumentumok ne jelenjenek meg a nyilvános felületen, melyekhez egyetlen példány sem tartozik. A letiltás folyamata:
BAS =REJTETT (Ctrl+F8 billentyűkombinációval beemelhető)
STA=SUPPRESSED (Ctrl+F8 billentyűkombinációval beemelhető)
Figyelem! A fent ismertetett eljárásra csak akkor van szükség, ha a rekordhoz már egyetlen példány sem tartozik. Ha egy könyvtár a saját példányát, példányait törli, és még marad elérhető példány valamelyik ELTE könyvtárban, akkor a BAS=Rejtett, az STA=SUPPRESSED adatok megadása, valamint az LDR 05. pozíciójában a d karakter jelölése tilos!
A d karakter és a BAS, STA jelölés ellenére az adatok a katalogizáló modulban továbbra is kereshetők maradnak. Ha valamely könyvtár új példányt vesz föl a rekordhoz, a tiltó mezőket törölni kell, valamint az LDR 05. pozíciójában lévő d karaktert c (=Javított/módosított) karakterre kell változtatni.