Az $y almező használatának általános alkalmazási szabálya, hogy azt csak azokban az esetekben kell használni, ha az adott téma időbeli elhelyezése lényeges információ. Amennyiben a téma aktuális, kortárs jellegű, akkor általában nem kell használni az almezőt. Jellegzetes kivételként a politikai témakörű (de nem politikaelméleti) munkák említhetők meg, ahol szükséges az időbeli dimenzió jelölése.
Szükség szerint elmaradhat az időbeli meghatározottság,
A tárgyszóláncon belül mindig $z almezőt kell használni. A földrajzi almező – a korábbi gyakorlatnak megfelelően – nemcsak földrajzi név, hanem etnikum is lehet. (Lásd még: földrajzi mezőre és almezőre vonatkozó általános szabályok.) Ugyanezt az almezőt használjuk a nyelv kifejezésére.
A főtárgyszó a könyv témája. Lehet magában álló köznév, jelzős kifejezés, és lehet két fogalom összekapcsolása is.
A részletes, egyes tematikákhoz kapcsolódó szabályozás az esetek többségében meghatározza, hogy mi lehet főtárgyszó. Ha a szabályozás nem terjed ki az adott esetre, akkor a specifikusság elvének megfelelően az általánosabb kategóriák helyett mindig a konkrétabb elemet válasszuk ki, amely emellett a kiadvány tartalma szempontjából domináns.
650 $a specifikus téma $z hely $y idő $x tudományági besorolás
A tárgyszóláncok létrehozásakor egy $a almező, a főtárgyszó megadása kötelező, melyet a tematika szerint kiegészíthetnek további (elsősorban földrajzi, nép, kronologikus) elemek.
Bármilyen fogalom lehet egyéb tartalmi elem. Az egyéb elemek használata esetében fontos figyelni az értelmi sorrendre, és a mennyiség olyan korlátozására, amely az áttekinthetőséget nem nehezíti. A “böngésző” keresésben megjelenő tárgyszólánc semmiképpen sem lehet egy sornál hosszabb.
Az olyan összetett tematikát, amelynek elemei külön témaként is előfordulhatnak, nem egyetlen tárgyszólánccal fejezzük ki, kivéve, ha az elemek közötti viszonyt akarjuk kifejezni.
A tartalomnak megfelelően ezek lehetnek tematikus szempontból egymástól független tárgyszóláncok is (például egy konferenciakötet fejezetei esetében). A tárgyszóláncok száma nincs korlátozva, de mindig tekintettel kell lenni a rekord áttekinthetőségére és a tartalomnak megfelelő arányosságra.
A párhuzamos tárgyszóláncok a könyv teljes tartalmát együttesen adják meg. Funkciója, hogy a dokumentum összetett tartalmát úgy fejezzék ki, hogy maguk a megalkotott tárgyszóláncok minél egyszerűbbek lehessenek, vagyis külön az egyik vagy másik tárgyszólánc nem kell, hogy kifejezze a könyv teljes tartalmát.
Egy tárgyszólánc egy témakör megfogalmazását teszi lehetővé. Amennyiben az adott könyv több témakört tartalmaz, ennek megfelelően több tárgyszólánc fejezi ki az adott tartalmat. A tárgyszóláncok megfogalmazásánál mindig figyelembe kell venni a tárgyszóindex szerkezetét és kezelhetőségét, hatékony használatát. Arra kell törekedni, hogy egy-egy tárgyszólánchoz lehetőleg ne csak egy-két bibliográfiai rekord tartozzon, de lehetőleg 30-40 tételnél kevesebb legyen kapcsolva.
600 személynév – tárgyi melléktétel