1. https://edit.elte.hu/eltefind oldalon jobb felül Előző online katalógus linkre kattintás.
2. Felső sávban Böngészés, majd a legördülő menüből a Szerző kiválaszt, s kiindulásként egy kezdőbetű vagy egy szerzői név beír. Keresés.
3. A név mögötti [LC Besorolási adatbázis] linkre kattintás, a vezérszó és a rendszerszám rögzítése a táblázatban (l. VIAF_rogzitese_minta_megjegyzessel.xlsx). Csak azokat a neveket kell nézni, ahol van [LC Besorolási adatbázis] link!
4. A http://viaf.org oldal megnyitása, a Select Field legördülő menüből a Personal Names kiválaszt. A Select Index maradhat All VIAF-on, a Search Terms mezőbe a keresett személynév beír, majd Search.
5. Amennyiben duplumok vannak, a legteljesebb névalakot (kiírt névelemek, születési-halálozási dátum) tartalmazót, több teljesen azonos esetében pedig a legtöbb országhoz tartozót válasszuk.
6. Az adatlapon megkeressük a Permalink mögötti linket.
7. A linket rögzítjük a táblázat VIAF-link oszlopában.
8. Amennyiben:
- A VIAF-ban megtalálható a szerző születési és/vagy halálozási dátuma, esetleg további adatok róla, de az Aleph-ben nem, a táblázat Megjegyzés mezőjébe be kell írni az éve(ke)t. A későbbiekben ezt egy feldolgozó könyvtáros egészíti ki az Aleph-ben.
- A VIAF-ban más vagy bővebb névalakok is szerepelnek, mint az Aleph-ben, és biztosan ugyanarról a szerzőről van szó (pl. a műveik megegyeznek), a táblázat Megjegyzés mezőjében fel kell tüntetni a névváltozatokat.
Megjegyzés
Az azonosítók meglétének ellenőrzése - pl. gyakornoki, szakmai gyakorlatos munka - esetében is lehetőség van arra, hogy a VIAF-azonosítók betöltéssel kerüljenek be a rekordokba. Ilyenkor szükséges egy Excel-táblázat készítése (l. VIAF_rogzitese_minta_betoltesre.xlsx), amely külön oszlopokban tartalmazza a vezérszót (a személy nevét), az aleph-es rendszerszámot és a VIAF-linket. A táblázatokat Szabó Pannának kell egy e-mailben elküldeni. Figyelem: az authorityhez kapcsolódó esetleges kiegészítéseket, módosításokat a feladatot kiadó szervezeti egység egy megfelelő aleph-es hozzáféréssel és gyakorlattal rendelkező formai feldolgozó könyvtárosa végezheti el.