1. Az Aleph katalogizáló moduljában Böngészés, az Adatbázisban EUL10, majd a Besorolási listából a Személy kiválasztása. Egy kezdőbetű vagy egy személynév beír, s Mehet. A szerzői adatlap megnyitása a Katalogizálással.
2. A http://viaf.org oldal megnyitása, a Select Field legördülő menüből a Personal Names kiválaszt. A Select Index maradhat All VIAF-on, a Search Terms mezőbe a keresett személynév beír, majd Search.
3. Amennyiben duplumok vannak, a legteljesebb névalakot (kiírt névelemek, születési-halálozási dátum) tartalmazót, több teljesen azonos esetében pedig a legtöbb országhoz tartozót válasszuk.
4. Az adatlapon megkeressük a Permalink mögötti linket.
5. A linket átmásoljuk az Aleph-ben a személynévi authority adatlapjára a 856 42 u almezőbe, a link végéről az azonosítót pedig a 024 7_ a almezőjében rögzítjük, majd ugyanitt a 2-es almezőbe beírjuk, hogy VIAF. Új személynévi authority felvétele esetén a 100-as mezőt a szabvány szerint szükséges rögzíteni, s a névváltozatokról készül utaló.
6. Amennyiben:
- A VIAF-ban megtalálható a születési és/vagy halálozási dátum, esetleg további adat, de az Aleph-ben nem, az authorityt ki kell egészíteni.
- A VIAF-ban más vagy bővebb névalakok is szerepelnek, mint az Aleph-ben, és biztosan ugyanarról a szerzőről van szó (pl. a műveik megegyeznek), az Aleph-ben utalóval rendezni kell a névváltozatokat.
Megjegyzés
Akár a könyvtárosi, akár pl. a gyakornoki, szakmai gyakorlatos munka esetében lehetőség van arra, hogy a VIAF-azonosítók betöltéssel kerüljenek be a rekordokba. Ilyenkor szükséges egy Excel-táblázat készítése (l. VIAF_rogzitese_minta_betoltesre.xlsx), amely külön oszlopokban tartalmazza a vezérszót (a személy nevét), az aleph-es rendszerszámot és a VIAF-linket. A táblázatokat Szabó Pannának kell egy e-mailben elküldeni. Figyelem: az authorityhez kapcsolódó esetleges kiegészítéseket, módosításokat a feladatot kiadó szervezeti egység egy megfelelő aleph-es hozzáféréssel és gyakorlattal rendelkező formai feldolgozó könyvtárosa végezheti el.