I. Letöltés más adatbázisból
Amennyiben nincs meg egy könyv rekordja az Alephben, át lehet tölteni más adatbázisból is, ha ott szerepel. Magyar kiadású könyvek esetében elsősorban az OSZK és a MOKKA adatbázisából, külföldi kiadású könyvek esetén a LOC-ból vagy más, az Alephen keresztül elérhető adatbázisból.
1. OSZK
Ha nem találjuk az Alephben a rekordot, akkor rákereshetünk az OSZK adatbázisában és ha megtalálható ott a könyv, akkor letölthető és a rekord duplikálása után (Példányok→Rekord duplikálása) szerkeszthető. Mivel az OSZK HUNMARC formátumot használ, ezért a letöltés után a megfelelő mezőket át kell javítani MARC21 formátumnak megfelelőre.
2. MOKKA
A MOKKA adatbázisából is letölthetők rekordok, itt több intézmény rekordjai közül lehet választani. Itt érdemes figyelni arra, hogy van-e MARC21-es leírású rekord, ebben az esetben kevesebbet kell javítani. A rekord letöltése után a rekord duplikálása szükséges (Példányok→Rekord duplikálása), ezt követően szerkeszthető a rekord.
Figyelni kell, hogy ha a MOKKA-ból olyan rekordot kerül letöltésre, amelyet HUNMARC alapján vettek fel, akkor az ALEPH-ben a MARC21-es szabvány szerint a központozási jelek nem kerülnek megjelenítésre.
3. LOC
A külföldi kiadású könyvek rekordjait a LOC-ból lehet letölteni. Itt is sokszor több könyvtár rekordjai látható ugyan arra a dokumentumra, ebből lehet kiválasztani azt, ami letöltésre kerül. A rekord duplikálása utáni következő lépés a LOC-fix alkalmazása (Szerkesztés→Rekord véglegesítése→LOC-fix), mert így MARC21 formátumra hozza a rekordot és a szükséges mezők maradnak meg. Fontos, hogy a LOC-os rekordokban található RDA-s mezők (336, 337, 338) maradjanak benne a rekordban, ne kerüljenek törlésre.
II. Letöltés a KELLO adatbázisából
A KELLO-n keresztül történő könyvek vásárlásakor lehetőségünk van letölteni vásárlást követően a dokumentumok MARC rekordját a webáruházon keresztül. Fontos, hogy a MARC típusa USMARC_WOP_UTF-8 legyen, ez felel meg a MARC21-es leírásnak.
Miután letöltésre került a KELLO adatbázisból a fájl, az ALEPH-ben a "Rekordok importálása" menüben az Inputfájlhoz kell ezt feltölteni, kiválasztani a megfelelő konverziós programot (KELLO UTF konverzió) és konvertálni. Ekkor megjelennek az adott megrendelés könyveinek rekordjai. A "Szerkeszt" gombra kattintva lehet módosítani, kiegészíteni a rekordot a megfelelő adatokkal, mezőkkel és indikátorokkal.
A 100, 600, 700-ba kerülő neveket itt is származtatni kell a megfelelő módon. Kötelező az 598-as mezőt beletenni a rekordba. Az 520-as tartalmi kivonat mezőben az első indikátor 2-es. Ha több a leírás szövege a KELLO-s rekordban, mint ami belefér egy 520-as mezőbe, akkor a leírás végén az utolsó mondat zárja a mező szövegét, nem lehet két 520-as mező egy rekordban.
