I. Letöltés más adatbázisból
Amennyiben nincs meg egy könyv rekordja az Alephben, át lehet tölteni más adatbázisból is, ha ott szerepel. Magyar kiadású könyvek esetében elsősorban az OSZK és a MOKKA adatbázisából, külföldi kiadású könyvek esetén a LOC-ból vagy más, az Alephen keresztül elérhető adatbázisból.
1. OSZK
Ha nem találjuk az Alephben a rekordot, akkor rákereshetünk az OSZK adatbázisában és ha megtalálható ott a könyv, akkor letölthető és a rekord duplikálása után (Példányok→Rekord duplikálása) szerkeszthető. Mivel az OSZK HUNMARC formátumot használ, ezért a letöltés után a megfelelő mezőket át kell javítani MARC21 formátumnak megfelelőre.
2. MOKKA
A MOKKA adatbázisából is letölthetők rekordok, itt több intézmény rekordjai közül lehet választani. Itt érdemes figyelni arra, hogy van-e MARC21-es leírású rekord, ebben az esetben kevesebbet kell javítani. A rekord letöltése után a rekord duplikálása szükséges (Példányok→Rekord duplikálása), ezt követően szerkeszthető a rekord.
Figyelni kell, hogy ha a MOKKA-ból olyan rekordot kerül letöltésre, amelyet HUNMARC alapján vettek fel, akkor az ALEPH-ben a MARC21-es szabvány szerint a központozási jelek nem kerülnek megjelenítésre.
3. LOC
A külföldi kiadású könyvek rekordjait a LOC-ból lehet letölteni. Itt is sokszor több könyvtár rekordjai látható ugyan arra a dokumentumra, ebből lehet kiválasztani azt, ami letöltésre kerül. A rekord duplikálása utáni következő lépés a LOC-fix alkalmazása (Szerkesztés→Rekord véglegesítése→LOC-fix), mert így MARC21 formátumra hozza a rekordot és a szükséges mezők maradnak meg. Fontos, hogy a LOC-os rekordokban található RDA-s mezők (336, 337, 338) maradjanak benne a rekordban, ne kerüljenek törlésre.
II. Letöltés a KELLO adatbázisából
A KELLO-n keresztül történő könyvek vásárlásakor lehetőségünk van letölteni vásárlást követően a dokumentumok MARC rekordját a webáruházon keresztül. Fontos, hogy a MARC típusa USMARC_WOP_UTF-8 legyen, ez felel meg a MARC21-es leírásnak.
Miután letöltésre került a KELLO adatbázisból a fájl, az ALEPH-ben a "Rekordok importálása" menüben az Inputfájlhoz kell ezt feltölteni, kiválasztani a megfelelő konverziós programot (KELLO UTF konverzió) és konvertálni. Ekkor megjelennek az adott megrendelés könyveinek rekordjai. A "Szerkeszt" gombra kattintva lehet módosítani, kiegészíteni a rekordot a megfelelő adatokkal, mezőkkel és indikátorokkal.
A 100, 600, 700-ba kerülő neveket itt is származtatni kell a megfelelő módon. Kötelező az 598-as mezőt beletenni a rekordba. Az 520-as tartalmi kivonat mezőben az első indikátor 2-es. Ha több a leírás szövege a KELLO-s rekordban, mint ami belefér egy 520-as mezőbe, akkor a leírás végén az utolsó mondat zárja a mező szövegét, nem lehet két 520-as mező egy rekordban.
III. A Prospero adatszolgáltatásából kapott MARC rekordok
Miután letöltésre került a kapott automatikus e-mailből a fájl (a fájl nevében nem lehetnek ékezetek, hogy az Aleph felismerje), az Aleph-ben a "Rekordok importálása" menüben az Inputfájlhoz kell ezt feltölteni, kiválasztani a megfelelő konverziós programot (KELLO UTF konverzió) és konvertálni. Ekkor megjelennek az adott megrendelés könyveinek rekordjai.
A "Szerkeszt" gombra kattintva lehet módosítani, kiegészíteni a rekordot a megfelelő adatokkal, mezőkkel és indikátorokkal. Mivel ezek a rekordok a Prospero adatbázisából elérhető adatokat tudják csak nyújtani, fokozottan figyelni kell az adatok ellenőrzésére és kiegészítésére az IKR segédletben meghatározott szabályok szerint. Az alábbiakban azok az ellenőrzési pontok kerülnek felsorolásra, amelyekre a legfontosabb figyelni ilyenkor, de ezeken felül is szükséges lehet a javítás.
Először is rendeznünk kell a rekordot (Szerkesztés>Rekordok rendezése vagy Ctrl+M), aztán töröljük a 001 és 005-ös mezőket. Érdemes a 008-as mezőt is kitörölni és újat felvenni a helyes bekerülési dátum miatt.
Felveszünk a 040-es mezőbe egy $d almezőt, melynek tartalma: ELTE
A 245-ös mezőben ellenőrizni kell az indikátorokat, illetve a $c almezőben azt, hogy a könyvön szereplő módon került-e bele a szerzőségi közlés (ezzel párhuzamosan érdemes ellenőrizni a 100-as és 700-as mezőket).
A 260-as mezőben ellenőrizni kell, hogy az évszám a könyvön szerepel-e, vagy külső forrásokból ismert kiadási év-e. Ha külső forrásból származik, szögletes zárójelbe kell tennünk.
A 300-as mezőben javítani kell az oldalszámot (nem veszi figyelembe az esetlegesen római számmal jelölt oldalak közti különbséget, valamint a számozatlan oldalakat is beleszámolja). A $b almezőben, ha van, a tartalmat át kell írnunk ill.-re.
Az 505-ös mező tartalmát javítanunk kell az IKR segédletben leírt módon, ha azt fontosnak tartjuk megtartani.
Az 520-as tartalmi kivonat mezőben az első indikátort 2-esre kell javítanunk. Ha több a leírás szövege a Prospero-s rekordban, mint ami belefér egy 520-as mezőbe, akkor a leírás végén az utolsó mondat zárja a mező szövegét, nem lehet két 520-as mező egy rekordban.
Az 583-as mezőt töröljük.
A 650-es mezőben megadott "tárgyszavak" csak tájékoztató jellegűek, nem szabályszerűen megadott a tartalom a mezőben, így ezeket mindenképpen javítani kell.
A 100, 600, 700-ba kerülő neveket itt is származtatni kell a megfelelő módon. Kötelező az 598-as mezőt beletenni a rekordba, valamint egy 850-es mezőt, melynek $a almezőjének tartalma B2.